Mit der Formular-Funktion können Sie von Ihren Bürgern nun Informationen einholen, für die früher ein direkter Kontakt oder der Weg ins Rathaus nötig gewesen wäre. Auf diese Weise sparen Sie sich nicht nur lästige Bürokratie und Behördengänge, sondern arbeiten dank Papiervermeidung nachhaltig.

Hier ein paar Beispiele aus dem Gemeindealltag:

• Nutzung als Mängelmelder

• Mieten der Grillhütte oder eines Gemeinderaums

• Verbindliche Anmeldungen zu Festen und Veranstaltungen

• Buchung eines Stands auf dem Weihnachts- oder Flohmarkt

• Anforderung von Informationen zu bestimmten Themen

• … und viele mehr!

Mit der Formular-Funktion können Sie diesen Anliegen ganz einfach nachkommen und die jeweiligen Formulare in Ihre Orts-App integrieren!

Wer darf ein Formular erstellen?

Rollen und Berechtigungen zur Erstellung eines Formulars können Sie im Admin-Dashboard verwalten.

Folgen Sie dafür diesem Pfad: Einstellungen –> Newsroom –> Formular

Wie konfiguriere ich ein Formular?

Sobald die Formular-Funktion in Ihrer Orts-App aktiviert ist, finden Sie unter dem Reiter Content im Admin-Dashboard den Eintrag „Formulare“.

Mit Klick auf diesen Eintrag erscheint sowohl eine Übersicht Ihrer bereits erstellten Formulare als auch die Möglichkeit, ein neues Formular zu erstellen. Um ein neues Formular zu erstellen, klicken Sie einfach rechts oben auf den Button „+Hinzufügen“. Anschließend öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie spezifische Einstellungen für das neue Formular festlegen können.

Was gibt es bei der Formular-Konfiguration zu beachten?

1. Empfangsart eingesendeter Formulare festlegen

Sie verfügen über mehrere Möglichkeiten, Formular-Einsendungen einzusehen bzw. zu empfangen:

Sie können hier eine oder mehrere Empfangsoptionen per Häkchen aktivieren. So stellen Sie sicher, dass Ihnen kein eingegangenes Formular durchrutscht.

Wenn Sie Formular-Einsendungen nur an eine bestimmte Person oder Abteilung zur Einsicht senden wollen, dann wählen Sie nur die Benachrichtigungsoption „E-Mail“ an. Dadurch wird gewährleistet, dass vertrauliche Informationen zu jeder Zeit diskret und vertraulich behandelt werden und nicht für andere Admins im Admin-Dashboard einsehbar sind.

2. Anhänge hinzufügen lassen

Über die Funktion ist es nicht nur möglich, reine Text-Informationen von den Bürgern abzufragen, sondern die Einsendungen auch durch Anhänge zu ergänzen. Wenn Sie Anhänge in Ihren Formularen zulassen möchten, aktivieren Sie in den Einstellungen das Feld Anhänge – und schon ist eine Upload-Funktion automatisch dem Formular beigefügt. Es sind dann Uploads von jpeg- und png-Bilddateien oder Word- bzw. Exceldokumenten etc. möglich.

3. AutoFill-Funktion für Absenderinformationen einstellen

Um das Befüllen des Formulars durch Ihre Bürger zu erleichtern, können Sie automatisch generierte Informationen aus den Bürgerprofilen in der Einsendung hinterlegen, z. B. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Damit alle Einsendungen im einheitlichen Format übermittelt werden, ist diese Einstellung ebenfalls nicht nachträglich veränderbar.

Sie haben die Einstellungen des Formulars nun konfiguriert, können diese abspeichern und gelangen dann in die Detail-Ansicht. Nun können Sie damit beginnen, das Formular inhaltlich zu erstellen – los geht’s!

Wie erstelle und befülle ich ein Formular?

In der Detail-Ansicht haben Sie den Reiter Formular, unter welchem die erste Version automatisch angelegt wird. Um für diese Version die Informationen und Felder anzulegen, klicken Sie auf das Editier-Symbol am Anfang der Zeile.

In dem Pop-up-Fenster, dass sich jetzt geöffnet hat, können Sie im oberen Bereich die Informationen festlegen, welche mit dem Formular an die Bürger ausgespielt werden sollen. Über das „+“-Symbol können weitere Felder zum Ausfüllen hinzugefügt werden.

Felder hinzufügen

Must Do: Um ein neues Feld anzulegen, müssen Sie einen Feldtyp auswählen und einen Titel für das neue Feld vergeben. Wenn Sie als Feldtyp Dropdown auswählen, ist es wichtig, dass Sie auch verschiedene Auswahlmöglichkeiten unten in der entsprechenden Zeile anlegen. Tragen Sie dort eine Auswahloption, z. B. „Streuselkuchen“ ein und bestätigen Sie diese Eingabe mit der Enter-Taste. Es entsteht dann ein grau hinterlegtes Feld, das Ihnen signalisiert: Diese Eingabe ist jetzt als Auswahloption für das Dropdown-Menü hinterlegt. Fügen Sie weitere Auswahloptionen in die gleiche Zeile ein und bestätigen Sie jede mit der Enter-Taste.

Can Do: Alle weiteren Funktionen, die Ihnen im Einstellungsbereich für ein neues Feld zur Verfügung stehen, sind optional – also können, aber müssen nicht von Ihnen verwendet werden.

Formular nachträglich bearbeiten / Formular kopieren

Damit Sie nachvollziehen können, welche Version von dem Bürger ausgefüllt wurde, können Sie nach dem Aktivieren eines Formulars dieses nicht mehr ändern. Hat sich aber nun der Fehlerteufel eingeschlichen oder Sie möchten was ändern, können Sie schnell und einfach das bisherige Formular kopieren und bearbeiten! Klicken Sie dafür einfach auf das Duplizieren-Icon neben dem Auge.

Falls Sie das Formular noch einmal komplett neu aufsetzen möchten, steht Ihnen über der Liste das „+“-Symbol zur Verfügung.

Wie kann ich eine Vorschau meines Formulars einsehen?

Um eine Vorschau sehen zu können, muss das Formular in der ersten Einstellungsmaske offiziell aktiviert werden. Navigieren Sie wieder zurück auf die Hauptübersicht Ihrer Formulare (also verlassen Sie den Bereich mit der Übersicht der Formular-Versionen!). Nehmen Sie dort, in der ersten Übersicht die Einstellung „Formular aktiv“ vor, indem Sie das entsprechende Feld mit einem Häkchen auswählen. Gehen Sie dann wieder zurück zur Formular-Übersicht und klicken Sie auf das Augen-Symbol – dann wird Ihnen die Vorschau des Formulars angezeigt.

Wie bette ich das Formular in meine Orts-App ein?

Haben Sie jetzt Ihr Formular fertiggestellt, können Sie es in Ihre Orts-App einbetten. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, die wir Ihnen hier skizzieren.

Formular in einen Artikel einbetten

Kopieren Sie sich die Formular-URL im Admin-Dashboard und klicken Sie im Editor Ihres Artikels auf das Polaroid-Icon. Wählen Sie die Option Formular hinzufügen und geben Sie die URL ein. Bestätigen Sie die Eingabe, indem Sie Hinzufügen drücken. Betätigen Sie danach das „+“, um es an der gewünschten Stelle zu platzieren.

Kontaktformular

Gerne können wir Ihnen eine kurze Einführung in die Funktion "Formular" und Orts-App im Allgemeinen geben. Füllen Sie einfach das Formular aus und Ihr Orts-App-Ansprechpartner wird sich bei Ihnen melden.

Wenn Sie es in einem Artikel nicht so prominent platzieren wollen, können Sie es auch über den Call-to-Action-Button (kurz: CTA) einfügen. Klicken Sie hierfür in der Steuerungsleiste auf den Zeigefinger, geben Sie die Formular-URL ein und benennen Sie den Button. Das kann dann beispielsweise so aussehen:

(CTA-Button mit hinterlegter Formular-URL)

Weitere Möglichkeiten

Da Sie in Ihrem Admin-Dashboard den URL zu Ihrem Formular beliebig oft kopieren können, können Sie das Formular auch als Premium-Banner oder Super-Banner auf der Startseite Ihrer Orts-App platzieren oder als Menü-Eintrag.